Zarząd Mienia Komunalnego Zarząd Mienia Komunalnego w Białymstoku Białystok - Urząd Miejski

  Start > Informacje o ZMK > struktura organizacyjna

 RODO   
POLITYKA COOKIES
    KONTAKT
  Start
  Informacje o ZMK
  >  godziny pracy
  >  kontakt
  >  dane do faktury
  >  statut
  >  regulamin organizacyjny
  >  struktura organizacyjna
  Dostępność Plus
  Administracje budynków
  Lokale mieszkalne
  Lokale użytkowe i tereny
  Placówki Opieki Społecznej
  Zamówienia publiczne
  Praca
  Akty prawne
  Akty prawa miejscowego
  Zarządzenia i regulaminy
  Odpracowywanie zadłużenia
 ./include/sch_org ZMK
DYREKTOR - kompetencje
wydawanie aktów prawnych z zakresu funkcjonowania Zarządu, udzielanie pełnomocnictw i upoważnień, a ponadto sprawy:
  1. gospodarowania powierzonym zasobem Miasta, Gminy Białystok i Skarbu Państwa poprzez wykonywanie uprawnień właścicielskich w granicach udzielonych pełnomocnictw Prezydenta;
  2. określania zadań i kierunków działania Zarządu;
  3. ustalania planu finansowo - rzeczowego Zarządu;
  4. zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej w Zarządzie jako jednostce sektora finansów publicznych;
  5. nadzorowania postępowań dotyczących udzielania zamówień publicznych;
  6. dokonywania czynności w zakresie spraw dotyczących stosunków pracy pracowników Zarządu, ustalanie wielkości i struktury zatrudnienia oraz zasad wynagradzania;
  7. nadzorowanie zadań dotyczących obsługi prawnej Zarządu;
  8. nadzorowanie zadań związanych z ochroną danych osobowych;
  9. zapewniania właściwej organizacji pracy i warunków jej wykonywania zgodnie z wymogami bhp i p.poż.;
  10. nadzorowania zadań z zakresu obrony cywilnej.
Referat Zamówień Publicznych - zakres dzialania:
  1. przygotowywanie planów zamówień usług i dostaw na podstawie danych otrzymanych z komórek organizacyjnych Zarządu;
  2. koordynowanie prac w zakresie zamówień publicznych, w tym prowadzenie konsultacji i doradztwa;
  3. przygotowywanie pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami w sprawie zamówień publicznych, w tym ogłoszeń o wszczęciu postępowania;
  4. przygotowywanie i prowadzenie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, w tym:
    • rejestrowanie wniosków o zamówienie publiczne,
    • określenie trybu przygotowywanego postępowania,
    • opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
    • przygotowywanie propozycji składu komisji przetargowych,
    • przygotowywanie zarządzeń wewnętrznych w sprawie prowadzonych postępowań,
    • przygotowywanie wszystkich pism i dokumentów związanych z prowadzonymi postępowaniami;
  5. prowadzenie ewidencji umów o udzielenie zamówienia publicznego;
  6. prowadzenie rejestrów zamówień publicznych;
  7. sporządzanie sprawozdań z zakresu zamówień publicznych.
Zespół Radców Prawnych - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji zespołu;
  2. sporządzanie opinii prawnych;
  3. udzielanie porad prawnych i konsultacji związanych z bieżącą realizacją zadań;
  4. dokonywanie interpretacji aktów prawnych na potrzeby komórek organizacyjnych;
  5. współuczestniczenie w opracowywaniu projektów przepisów prawa miejscowego;
  6. opiniowanie aktów wewnętrznych regulujących działalność Zarządu takich jak zarządzenia, regulaminy, instrukcje itp.;
  7. opiniowanie projektów umów i porozumień zawieranych przez Zarząd;
  8. występowanie przed sądami oraz innymi organami orzekającymi w charakterze pełnomocników procesowych;
  9. reprezentowanie Zarządu w postępowaniach egzekucyjnych.
Referat Kadr i Obsługi Zarządu - zakres dzialania:
  1. opracowywanie zasad wynagradzania pracowników;
  2. wykonywanie czynności związanych z naborem i zatrudnianiem pracowników;
  3. prowadzenie akt osobowych oraz innej dokumentacji pracowniczej;
  4. prowadzenie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem społecznym pracowników;
  5. pilotowanie prac związanych z dokonywaniem ocen kwalifikacyjnych pracowników;
  6. opracowywanie planów szkoleń oraz organizowanie szkoleń pracowników;
  7. przygotowywanie dokumentacji dotyczącej świadczeń pieniężnych związanych ze stosunkiem pracy;
  8. sporządzanie dokumentacji związanej z ustaniem stosunku pracy;
  9. prowadzenie całokształtu zagadnień związanych ze sprawami socjalnym pracowników.
  10. koordynowanie działań w zakresie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej;
  11. współuczestniczenie w przygotowywaniu projektów przepisów prawa miejscowego oraz przepisów wewnętrznych;
  12. prowadzenie rejestru i przechowywanie aktów prawnych prawa miejscowego oraz prawnych regulacji wewnętrznych;
  13. przygotowywanie materiałów na sesje Rady Miasta Białystok w zakresie dotyczącym Zarządu, w tym przygotowywanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych;
  14. sporządzanie sprawozdań na podstawie danych przekazywanych z komórek merytorycznych Zarządu;
  15. analiza i weryfikacja szczegółowa projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego;
  16. udzielanie informacji w zakresie realizacji projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego;
  17. prowadzenie spraw związanych z organizacją przygotowań do realizacji corocznych wniosków do Budżetu Obywatelskiego;
  18. przygotowanie materiałów na posiedzenia Zespołu ds. Budżetu Obywatelskiego;
  19. prowadzenie rejestru pism wpływających i wychodzących oraz innych spraw kancelaryjnych;
  20. obsługa sekretariatu.
  21. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  22. gospodarowanie mieniem ruchomym Zarządu – prowadzenie jego ewidencji;
  23. nadzorowanie stanu zabezpieczenia obiektu;
  24. bieżące zaopatrywanie komórek organizacyjnych w materiały i sprzęt biurowy;
  25. zapewnienie należytego stanu sanitarno – porządkowego pomieszczeń biurowych;
  26. obsługa i zapewnienie prawidłowego działania centrali telefonicznej oraz prowadzenie spraw związanych z wyposażeniem pracowników w służbowe telefony komórkowe.
  27. przejmowanie, przechowywanie, zabezpieczanie i ewidencjonowanie dokumentacji spraw zakończonych z komórek organizacyjnych Zarządu (w formie papierowej i na informatycznych nośnikach danych);
  28. porządkowanie oraz zapewnienie odpowiedniego stanu fizycznego przechowywanej dokumentacji;
  29. udostępnianie dokumentacji i przeprowadzanie kwerend archiwalnych;
  30. prowadzenie brakowania dokumentacji niearchiwalnej;
  31. przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego;
  32. składanie rocznych sprawozdań do archiwum państwowego z wykonania zadań.
Inspektor Ochrony Danych - zakres dzialania:
  1. nadzorowanie stosowania środków technicznych i organizacyjnych zapewniających ochronę przetwarzanych danych osobowych;
  2. kontrola zabezpieczenia danych przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, przetwarzaniem z naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych, zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem;
  3. nadzorowanie opracowywania i aktualizacji dokumentacji;
  4. sprawdzanie zgodności przetwarzanych danych z przepisami oraz opracowywaniu w tym zakresie sprawozdań;
  5. zapoznanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych z przepisami o ochronie danych osobowych;
  6. prowadzenie rejestru zbiorów danych przetwarzanych w Zarządzie.
Samodzielne wieloosobowe stanowisko ds. Lotniska - zakres dzialania:
  1. opiniowanie spraw związanych z dokumentacją na realizację inwestycji budowy elementów infrastruktury lotniska Białystok Krywlany;
  2. nadzorowanie procesu opiniowania i uzgadniania dokumentacji projektowych dla zadań inwestycyjnych związanych z budową elementów infrastruktury lotniska zgodnie z wymaganymi przepisami;
  3. udział w pracach komisji przetargowych i zespołów negocjacyjnych powoływanych w ramach postępowań związanych z wyborem wykonawców zadań inwestycyjnych o których mowa w pkt. 1;
  4. prowadzenie spraw związanych z procesem certyfikacji lotniska zgodnie z przepisami ustawy Prawo lotnicze oraz wydanych na jej podstawie przepisów wykonawczych;
  5. nadzorowanie prowadzenia bieżących czynności związanych z utrzymaniem gotowości operacyjnej lotniska w związku z utrzymaniem gwarancji i certyfikacją lotniska;
  6. współpraca z zarządzającym lotniskiem (Aero Partner Spółka z o.o.), dzierżawcą lotniska (Areoklubem Polskim) głównym użytkownikiem (Areoklubem Białostockim);
  7. współpraca z odpowiednimi jednostkami i urzędami w sprawach związanych z certyfikacją lotniska (zarządzający/ULC);
  8. planowanie działań w zakresie zmiany obecnego zarządzającego lotniskiem poprzez przygotowanie instytucjonalne nowego podmiotu i zmiany wymaganych dokumentów do zarządzania.
Samodzielne stanowisko ds. BHP - zakres dzialania:
  1. dokonywanie okresowych przeglądów warunków pracy,
  2. sporządzenie okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,
  3. współuczestniczenie w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy,
  4. prowadzenie szkoleń wstępnych w zakresu BHP zatrudnianych pracowników, pilotowanie organizacji szkoleń okresowych,
  5. prowadzenie szkoleń w zakresie BHP osób uczestniczących w programie spłaty zadłużenia w formie świadczeń rzeczowych,
  6. prowadzenie postępowań wypadkowych, opracowywanie wniosków o charakterze profilaktycznym oraz sporządzanie sprawozdań o wypadkach przy pracy i chorobach zawodowych.
Samodzielne stanowisko ds. Obrony Cywilnej i Ochrony Przeciw Pożarowej - zakres dzialania:
  1. opracowywanie oraz aktualizowanie planu działania na wypadek zagrożenia i wojny oraz procedur postępowania w przypadku zagrożeń oraz sytuacji nadzwyczajnych,
  2. nadzorowanie utrzymania w stanie sprawności technicznej budowli ochronnych znajdujących się w zarządzie ZMK oraz podejmowanie działań zmierzających do zapobiegania ich dewastacji,
  3. nadzorowanie zabezpieczenia siedziby Zarządu z punktu widzenia ochrony przeciwpożarowej w tym zapewnienia należytego wyposażenia w sprzęt przeciwpożarowy,
  4. dokonywanie oceny stanu bezpieczeństwa przeciwpożarowego w obiektach Zarządu jak też stanu zabezpieczenia na wypadek innych zagrożeń oraz sytuacji nadzwyczajnych.
Zastępca Dyrektora ds. Technicznych - zakres dzialania:
  1. opracowywanie rocznych planów remontów i inwestycji w uzgodnieniu z Głównym Księgowym;
  2. planowanie i nadzorowanie wydatkowania środków finansowych przeznaczonych na realizację zadań związanych z technicznym utrzymaniem zasobu oraz zadań dotyczących jego eksploatacji;
  3. nadzorowanie przygotowywania i realizacji zadań inwestycyjnych;
  4. nadzorowanie realizacji zadań remontowych oraz rozbiórek obiektów budowlanych;
  5. nadzorowanie prac dotyczących zapewnienia zewnętrznych usług w zakresie bieżącego utrzymania i eksploatacji zasobu;
  6. nadzorowanie spraw związanych z pozyskaniem środków ze źródeł zewnętrznych oraz rozliczeń dofinansowanych przedsięwzięć;
  7. koordynowanie i nadzorowanie realizacji zgłoszeń, skarg i wniosków użytkowników zarządzanego zasobu dotyczących spraw technicznych i eksploatacyjnych oraz spraw związanych z obsługą mieszkańców;
  8. nadzorowanie prowadzenia książek obiektów;
  9. nadzorowanie zadań związanych z utrzymaniem i zagospodarowaniem nieruchomości gruntowych;
  10. nadzorowanie działań związanych z reprezentowaniem interesów Gminy Białystok we wspólnotach mieszkaniowych.
Dział Inwestycji - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. przygotowywanie częsci technicznej dokumentacji przetargowej udział w postępowaniach przetargowych na opracowanie dokumentacji projektowej i wykonanie robót budowlanych realizowanych inwestycji, remontów generalnych budynków i przebudowy instalacji wewnętrznych w tym przygotowywanie projektów umów;
  3. przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy:
    • w zakresie ustawiania znaków drogowych;
    • w zakresie wyznaczania miejsc postojowych dla niepełnosprawnych;
  4. sprawdzanie kosztorysów;
  5. bieżąca kontrola stanu zaawansowania rzeczowego i finansowego robót inwestycyjnych;
  6. prowadzenie nadzoru budowlanego;
  7. udział w spotkaniach koordynacyjnych z udziałem projektantów i wykonawców;
  8. prowadzenie ewidencji realizowanych przedsięwzięć inwestycyjnych oraz sprawozdawczości rzeczowej i finansowej robót inwestycyjnych;
  9. przygotowywanie oraz przeprowadzanie odbioru robót inwestycyjnych;
  10. udział w przeglądach gwarancyjnych wykonanych robót inwestycyjnych;
  11. prowadzenie rozbiórek budynków i obiektów budowlanych na potrzeby inwestycyjne i własne;
  12. obsługa gwarancyjna wykonywanych zadań gwarancyjnych w tym przyjmowanie wniosków od najemców w sprawie napraw gwarancyjnych;
  13. współdziałanie z innymi komórkami organizacyjnymi w sprawach związanych z realizacją inwestycji budowy elementów infrastruktury lotniska Białystok Krywlany;
  14. dokonywanie wpisów do książek obiektu budowlanego wykonywanych zadań w zakresie działu;
  15. zakładanie książek obiektów przy prowadzonych nowych inwestycjach;
  16. współuczestniczenie w przygotowywaniu wniosków o uzyskanie dofinansowania realizacji przedsięwzięć inwestycyjnych oraz kontrolowanie terminowości realizacji dofinansowywanych przedsięwzięć.
Dział Remontów - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. opracowywanie inwentaryzacji powierzchni zasobu gminnego;
  3. prowadzenie dokumentacji technicznej budynków, w tym prowadzenie książek obiektów budowlanych;
  4. nadzór i utrzymanie w należytym stanie technicznym budynków i lokali, w tym przeprowadzanie kontroli stanu technicznego stosownie do przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2020 r. poz. 1333 z późn. zm.)
  5. przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy:
    • remontów bieżących budynków, budowli i lokali,
    • konserwacji i utrzymania zasobu (pod kątem ogólnobudowlanym, elektrycznym i sanitarnym),
    • na montaż wodomierzy, ciepłomierzy, podliczników ciepła,
    • na obsługę i konserwację kotłowni gazowych,
    • na obsługę i konserwację dźwigów,
    • na elektroniczne zabezpieczenie budynków i lokali,
    • na inne w zakresie technicznego utrzymania zasobu - w zakresie kompetencji działu;
  6. kontrolowanie wykonania usług i robót zlecanych podmiotom zewnętrznym w zakresie kompetencji działu;
  7. prowadzenie spraw związanych z technicznym utrzymaniem zasobu - dotyczy umowy o administrowanie;
  8. zabezpieczanie budynków i lokali przed dewastacją lub samowolnym zajęciem przez osoby nieuprawnione;
  9. załatwianie zgłoszeń mieszkańców w sprawach dotyczących usterek i awarii w zakresie kompetencji działu;
  10. opiniowanie wystąpień najemców i dzierżawców w zakresie realizacji przedsięwzięć remontowych oraz nadzór nad tymi pracami;
  11. przyjmowanie i opiniowanie wniosków o wykup lokali mieszkalnych;
  12. prowadzenie działań związanych z organizacją przestrzeni sąsiedzkiej w ramach programu „Nasze podwórko";
  13. analiza i weryfikacja szczegółowa projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego;
  14. monitorowanie stanu realizacji projektów Budżetu Obywatelskiego w zakresie zadań należących do kompetencji działu.
Dział Obsługi Mieszkańców - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem powierzonego majątku gminnego i likwidacją szkód oraz dochodzeniem roszczeń wynikających z zawartych w dziale umów;
  3. przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy:
    • w zakresie utrzymania placów zabaw przy budynkach mieszkalnych,
    • w zakresie bieżącego utrzymania zasobu, w tym między innymi administrowania,
    • w zakresie dozoru fizycznego budynków,
    • w zakresie innych spraw dotyczących bieżącego utrzymania zasobu - w ramach kompetencji działu;
  4. kontrolowanie wykonania usług zlecanych podmiotom zewnętrznym - w zakresie kompetencji działu;
  5. prowadzenie spraw związanych z bieżącą eksploatacją budynków;
  6. prowadzenie spraw związanych z wycinką drzew i krzewów oraz nasadzeniami;
  7. rozpatrywanie i załatwianie skarg mieszkańców związanych ze stanem higieniczno-sanitarnym;
  8. utrzymanie i zagospodarowanie nieruchomości gruntowych;
  9. prowadzenie ewidencji wspólnot mieszkaniowych;
  10. opracowywanie harmonogramów zebrań wspólnot mieszkaniowych, w tym wyznaczenie uczestnictwa w zebraniu i ustalanie stanowiska w przedmiocie tematów objętych porządkiem obrad;
  11. inicjowanie i prowadzenie spraw wymagających podjęcia uchwał przez wspólnoty mieszkaniowe;
  12. sprawowanie nadzoru nad prawidłowością i zgodnością z prawem podejmowanych uchwał wspólnot mieszkaniowych oraz ich ewidencjonowanie i rozpowszechnianie do użytku służbowego przez inne komórki organizacyjne;
  13. analizowanie i bilansowanie potrzeb finansowych dotyczących zabezpieczenia udziału Gminy Białystok we wspólnotach mieszkaniowych;
  14. kontrola wspólnot mieszkaniowych;
  15. organizowanie wykonywania świadczeń rzeczowych w celu spłaty zadłużenia w zarządzanym zasobie;
  16. kierowanie zadłużonych użytkowników gminnego zasobu mieszkaniowego do zainteresowanych jednostek miejskich, celem spłaty zadłużenia w formie świadczeń rzeczowych i koordynowanie realizacji zadań z tym związanych - zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa miejscowego;
  17. analiza i weryfikacja szczegółowa projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego.
Zastępca Dyrektora ds. Gospodarowania Zasobem - zakres dzialania:
  1. opracowywanie propozycji działań niezbędnych do rozwiązywania lokalowych problemów mieszkaniowych z uwzględnieniem potrzeb mieszkańców;
  2. przygotowywanie opracowań i analiz dotyczących wykorzystania gminnego zasobu mieszkaniowego;
  3. opracowywanie projektów przepisów prawa miejscowego oraz innych regulacji dotyczących problematyki mieszkaniowej;
  4. organizowanie wykonania uchwał Rady Miasta Białystok w szczególności w sprawach:
    • wieloletniego programu gospodarowania mieszkaniowym zasobem Gminy Białystok,
    • zasad wynajmowania lokali wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu,
    • zasad nabywania, zbywania i obciążania nieruchomości oraz ich wydzierżawiania lub wynajmowania na czas oznaczony dłuższy niż trzy lata lub na czas nieoznaczony;
  5. przygotowywanie opracowań i analiz dotyczących wykorzystania zasobu lokali użytkowych oraz przekazanych do zarządzania nieruchomości gruntowych lub budynkowych;
  6. opracowywanie projektów prawa miejscowego oraz innych regulacji dotyczących zasad gospodarowania zasobem lokali użytkowych i przekazanych do zarządzania nieruchomości gruntowych lub budynkowych;
  7. nadzorowanie realizacji zadań dotyczących gospodarowania zasobem lokali mieszkalnych, budynków i lokali użytkowych oraz nieruchomości gruntowych;
  8. nadzór nad dokumentacją budynków i lokali;
  9. nadzorowanie zadań dotyczących optymalizacji sposobu dostarczania energii do zasobu i minimalizacji kosztów z tym związanych;
  10. nadzorowanie spraw związanych z pozyskaniem środków ze źródeł zewnętrznych oraz rozliczeń dofinansowanych przedsięwzięć;
  11. koordynowanie i nadzorowanie realizacji zgłoszeń, skarg i wniosków w zakresie spraw prowadzonych przez podległych kierowników;
  12. nadzorowanie spraw związanych z funkcjonowaniem w budynkach gminnych sieci teletechnicznych;
  13. nadzorowanie i analizowanie zużycia mediów w budynkach gminnych oraz inicjowanie kontroli wspólnot mieszkaniowych w zakresie prawidłowości rozliczeń;
  14. nadzorowanie nad poszukiwaniem i pozyskiwaniem źródeł finansowania zadań Zarządu;
  15. nadzorowanie spraw związanych z zarządzanymi budowlami i obiektami budowlanymi o przeznaczeniu sportowo-rekreacyjnym;
  16. nadzorowanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w zakresie utrzymania terenów rekreacyjnych, boisk sportowych oraz letniego i zimowego porządku i czystości terenów sportowo-rekreacyjnych.
Dział Lokali Mieszkalnych - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. realizowanie zadań związanych z zaspakajaniem potrzeb mieszkaniowych osób uprawnionym do otrzymania gminnych lokali mieszkalnych, stosownie do obowiązujących zasad ich wynajmowania;
  3. zawieranie, zmiana oraz wypowiadanie umów najmu lokali mieszkalnych;
  4. zawieranie umów dotyczących wykonania remontu lokalu na koszt najemcy;
  5. uczestniczenie w eksmisjach;
  6. przygotowywanie spraw w celu wszczęcia postępowania sądowego o opróżnienie lokalu;
  7. potwierdzanie wniosków o przyznanie dodatku mieszkaniowego w stosunku do najemców bez tytułu prawnego;
  8. pokazywanie, przejmowanie i przekazywanie najemcom lokali;
  9. przeprowadzanie wizji lokalnych w zakresie prowadzonych spraw;
  10. rozpatrywanie i załatwianie skarg mieszkańców w zakresie używania lokalu w sposób sprzeczny z umową lub niezgodnie z jego przeznaczeniem w szczególności zakłócania porządku domowego;
  11. kontrola przestrzegania zgodności użytkowania z warunkami ustalonymi w umowie;
  12. prowadzenie mieszkaniowego banku danych lokali przeznaczonych do zamiany z zasobu Gminy Białystok;
  13. wykonywanie pośrednictwa w ramach systemowej zamiany lokali;
  14. przygotowywanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy w zakresie opróżniania, wywozu ruchomości i zabezpieczania gminnych lokali mieszkalnych i użytkowych wraz z pomieszczeniami przynależnymi w budynkach Wspólnot Mieszkaniowych z udziałem Gminy Białystok.
Dział Lokali Użytkowych - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. przejmowanie nieruchomości na podstawie zarządzeń Prezydenta wraz z dokonaniem ich komisyjnego odbioru na podstawie protokołu;
  3. przekazywanie zwracanych nieruchomości, stosownie do zarządzeń Prezydenta wraz ze sporządzeniem dokumentu PT;
  4. prowadzenie i aktualizowanie ewidencji nieruchomości, budynków, budowli i lokali;
  5. prowadzenie działań marketingowych w odniesieniu do wolnych lokali użytkowych i niezagospodarowanych budynków i gruntów;
  6. organizowanie i prowadzenie przetargów na najem lokali użytkowych, budynków bądź dzierżawę gruntów;
  7. zawieranie, zmiana i wypowiadanie umów najmu, dzierżawy i użyczenia budynków, lokali, innych pomieszczeń oraz gruntów;
  8. kontrola przestrzegania zgodności użytkowania z warunkami ustalonymi w umowie;
  9. ustalanie stawek czynszu najmu i dzierżawy oraz naliczanie opłat z tytułu bezumownego korzystania z lokalu bądź nieruchomości;
  10. przejmowanie i przekazywanie nieruchomości i lokali najemcom/dzierżawcom;
  11. przygotowywanie spraw w celu wszczęcia postępowania sądowego o opróżnienie lokalu lub nieruchomości;
  12. uczestniczenie w eksmisjach;
  13. rozliczanie poniesionych nakładów, po uprzednim uzyskaniu opinii technicznej;
  14. załatwianie skarg i wystąpień użytkowników lokali użytkowych, garaży i nieruchomości w zakresie spraw należących do właściwości komórki organizacyjnej;
  15. analiza i weryfikacja szczegółowa projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego.
Dział Terenów Rekreacyjnych i Poszanowania Energii - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. przygotowywanie dokumentacji przetargowej i udział w postępowaniach przetargowych na wyłanianie dostawców mediów, w tym przygotowanie umów;
  3. prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem w budynkach gminnych sieci teletechnicznych;
  4. kontrola, rejestracja i analiza zużycia mediów w budynkach gminnych;
  5. udział w kontroli wspólnot mieszkaniowych w zakresie prawidłowości rozliczeń użytkowników gminnych lokali;
  6. analiza kosztów pod kątem zużycia mediów;
  7. bieżąca analiza wyników pomiarów oraz wskaźników zużycia mediów;
  8. realizacja zadań związanych z opracowaniem świadectw charakterystyki energetycznej;
  9. poszukiwanie zewnętrznych źródeł finansowania zadań Zarządu;
  10. przygotowywanie wniosków o uzyskanie dofinansowania ze źródeł zewnętrznych na realizację przedsięwzięć budowlanych;
  11. monitorowanie i rozliczanie przedsięwzięć dofinansowywanych ze źródeł zewnętrznych.
  12. prowadzenie i nadzorowanie spraw związanych z zarządzanymi budowlami i obiektami budowlanymi o przeznaczeniu sportowo-rekreacyjnym, poprzez:
    1. przeprowadzanie kontroli stanu technicznego obiektów sportowo-rekreacyjnych stosowanie do przepisów ustawy z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane (Dz. U. z 2020 r. poz. 1333);
    2. prowadzenie książek obiektów budowlanych dla nadzorowanych obiektów;
    3. nadzór nad właściwą eksploatacją obiektów i urządzeń stanowiących ich wyposażenie;
    4. nadzór nad utrzymaniem porządku i czystości na obiektach sportowo-rekreacyjnych;
    5. kontrolę placów zabaw i boisk;
    6. kontrolowanie stanu technicznego urządzeń zabawowych, elementów wyposażenia boisk, elementów małej architektury i wykonywanie bieżących napraw;
    7. sprawdzenie stanu funkcjonalności i bezpieczeństwa użytkowania urządzeń zabawowych i obiektów małej architektury;
  13. przygotowywanie postępowań o udzielenie zamówienia publicznego na wyłonienie wykonawcy:
    • w zakresie utrzymania terenów rekreacyjnych, boisk sportowych;
    • w zakresie utrzymania letniego i zimowego porządku i czystości terenów sportowo-rekreacyjnych;
    • w zakresie konserwacji i napraw terenów sportowo-rekreacyjnych;
    • w zakresie innych spraw dotyczących bieżącego utrzymania zasobu - w ramach kompetencji działu;
  14. udział w przeglądach gwarancyjnych;
  15. kontrolowanie wykonania usług zlecanych podmiotom zewnętrznym – w zakresie kompetencji działu;
  16. prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem odpadami komunalnymi w zasobie zarządzanych nieruchomości;
  17. zarządzanie w zakresie obiektów budowlanych o przeznaczeniu sportowo-rekreacyjnym wykonywanych w ramach Budżetu Obywatelskiego;
  18. analiza i weryfikacja szczegółowa projektów zgłoszonych do Budżetu Obywatelskiego na dany rok kalendarzowy;
  19. monitorowanie stanu realizacji projektów Budżetu Obywatelskiego w zakresie zadań należących do kompetencji działu.
Stanowisko ds. dokumentacji budynków i lokali - zakres dzialania:
  1. bieżące prowadzenie teczek lokali;
  2. gromadzenie dokumentacji technicznej budynków przekazywanej przez komórki organizacyjne;
  3. udostępnianie zgromadzonej dokumentacji na potrzeby komórek organizacyjnych za pokwitowaniem.
Główny Księgowy - zakres dzialania:
  1. nadzór nad przygotowaniem i realizacją planu finansowego Zarządu;
  2. prowadzenia rachunkowości jednostki;
  3. wykonywania dyspozycji środkami pieniężnymi;
  4. dokonywania wstępnej kontroli:
    1. zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym,
    2. kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
  5. kontrolowanie prawidłowości i terminowości sporządzania sprawozdań finansowych, rozliczeń z budżetem, ustalania zobowiązań podatkowych;
  6. analizowanie wyników ekonomicznych;
  7. nadzorowanie zadań dotyczących odciążeń użytkowników zarządzanego zasobu, w tym udzielania obniżki czynszu;
  8. prowadzenie nadzoru nad windykacją należności;
  9. nadzór nad inwentaryzacją majątku Zarządu;
  10. nadzorowanie pod kątem finansowym działań związanych z posiadaniem udziałów we wspólnotach mieszkaniowych.
Dział Ekonomiczno - Księgowy - zakres dzialania:
  1. przygotowywanie i realizacja rocznych planów finansowych;
  2. opracowywanie analiz ekonomicznych;
  3. ewidencjonowanie kosztów i przychodów w oparciu o zakładowy plan kont i ustawę o rachunkowości;
  4. ewidencjonowanie dochodów i wydatków zgodnie z klasyfikacją budżetową;
  5. prowadzenie rejestrów sprzedaży i zakupów oraz sporządzanie deklaracji VAT 7;
  6. rozliczanie podatków i opłat lokalnych oraz prowadzenie rozliczeń z budżetem Gminy Białystok;
  7. sporządzanie sprawozdań finansowych;
  8. prowadzenie rejestrów kont rozrachunkowych z pracownikami, sporządzanie list płac oraz rozliczanie pozostałych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy;
  9. prowadzenie rozrachunków z kontrahentami;
  10. rozliczanie kaucji mieszkaniowych;
  11. prowadzenie ewidencji środków trwałych i innych składników majątkowych Zarządu;
  12. terminowe rozliczanie inwentaryzacji;
  13. kwalifikowanie ponoszonych kosztów jako wydatków strukturalnych;
  14. rozliczanie środków finansowych pozyskanych ze źródeł zewnętrznych na realizację przedsięwzięć budowlanych;
  15. prowadzenie spraw dotyczących rozrachunków ze wspólnotami mieszkaniowymi oraz dokonywanie kontroli prawidłowości wykorzystania przez nie środków finansowych;
  16. potwierdzanie sald kont rozrachunkowych;
  17. księgowanie operacji zgodnie z planem kont i polityką rachunkowości;
  18. naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat oraz rekompensat za koszty odzyskiwania należności.
Dział Czynszów - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. ewidencjonowanie wymiaru czynszu i opłat oraz dokonywanie bieżącej aktualizacji w programie czynszowym;
  3. bieżący monitoring kont najemców i dzierżawców pod kątem nadpłat;
  4. drukowanie i wysyłanie zawiadomień dotyczących zmiany opłat;
  5. księgowanie wpłat należności i bieżące kontrolowanie ich prawidłowości;
  6. naliczanie odsetek od nieterminowych wpłat;
  7. potwierdzanie sald kont rozrachunkowych;
  8. comiesięczne wystawianie faktur z tytułu obciążeń czynszowych dla podmiotów gospodarczych w formie papierowej lub elektronicznej;
  9. prowadzenie rejestrów sprzedaży na potrzeby VAT;
  10. rozliczanie kaucji - lokale użytkowe;
  11. rozliczanie mediów oraz naliczanie opłat za dostawę mediów;
  12. prowadzenie spraw dotyczących udzielania obniżek czynszu najemcom lokali mieszkalnych;
  13. potwierdzanie pod względem merytorycznym rachunków i faktur za lokale będące własnością gminy w budynkach wspólnot mieszkaniowych.
  14. drukowanie i wydawanie książeczek opłat czynszowych;
  15. potwierdzanie wysokości wydatków na mieszkanie osobom ubiegającym się o przyznanie dodatku mieszkaniowego.
Dział Windykacji - zakres dzialania:
  1. opracowywanie planu rzeczowo-finansowego w zakresie zadań należących do kompetencji działu;
  2. bieżący monitoring kont najemców i dzierżawców pod kątem zaległości w opłatach;
  3. monitowanie dłużników w miejscu ich zamieszkania;
  4. prowadzenie windykacji telefonicznej;
  5. wysyłanie przedsądowych wezwań do zapłaty i uprzedzeń o zamiarze wypowiedzenia umowy najmu;
  6. prowadzenie spraw dotyczących umorzenia zaległości czynszowych, rozkładania spłaty zaległości na raty, odraczania terminów spłat zaległości oraz spłaty zadłużenia w formie świadczenia rzeczowego;
  7. prowadzenie spraw dotyczących zawarcia ugody w sprawie spłaty zadłużenia;
  8. występowanie do MOPR o opinie w sprawach dotyczących umorzenia wierzytelności;
  9. występowanie do sądu celem ustalenia spadkobierców dłużnika;
  10. występowanie do właściwych organów celem ustalenia miejsca zamieszkania dłużnika;
  11. kwalifikowanie spraw do skierowania na drogę postępowania sądowego i komorniczego o zapłatę;
  12. sporządzanie wniosków egzekucyjnych w zakresie zapłaty i egzekwowanie należności na podstawie orzeczeń sądowych, w drodze postępowania egzekucyjnego;
  13. występowanie z wnioskiem o wszczęcie, zawieszenie, wznowienie bądź umorzenie postępowania komorniczego;
  14. intensyfikowanie działań windykacyjnych poprzez korzystanie w tym zakresie z usług podmiotów zewnętrznych.

SCHEMAT ORGANIZACYJNY ZARZĄDU MIENIA KOMUNALNEGO W BIAŁYMSTOKU
















© 2007 Zarząd Mienia Komunalnego w Białymstoku
ul. gen. Józefa Bema 89/1, 15-370 Białystok
tel. +48 85 7479430 | fax. +48 85 7479483
dane do faktury!

!2499869